optimaal gebruik maken van de document management capaciteiten van Microsoft Office en SharePoint (dag 2)

Maakt uw organisatie optimaal gebruik van de document management capaciteiten van Microsoft Office en SharePoint?

Veel organisaties beschikken over standaarddocumenten. Een set van sjablonen op basis waarvan de medewerkers brieven, memo’s, verslagen en rapporten kunnen maken in de huisstijl van de organisatie. Maar gebruiken medewerkers deze sjablonen ook? En hoe standaard zijn de documenten die zij maken eigenlijk?

Hoe creeërt u documenten in Office?
De praktijk leert dat medewerkers vaak een eigen set van voorbeelddocumenten gebruiken. Met wat knip- en plakwerk past men deze documenten aan naar een nieuw document dat men vervolgens onder een andere naam opslaat. Deze methode lijkt sneller dan het gebruik van de officiële sjablonen.

Medewerkers ervaren het gebruik van de huisstijlsjablonen vaak als lastig, zeker wanneer er veel sjablonen zijn die slechts op detailniveau van elkaar verschillen. Welk sjabloon kies je als basis? Bovendien vergt het invullen van de velden vaak veel tijd. Begrijpelijk dat mensen kiezen voor hun eigen ‘snelle’ methode. Het gevolg is alleen wel dat men oude of onjuiste informatie steeds opnieuw kopieert, of dat de medewerkers individueel veel tijd kwijt zijn met het beheer van hun modeldocumenten.

Hoe slaat u documenten op in SharePoint en netwerkfolders?

In veel organisaties is een SharePoint omgeving beschikbaar om documenten in op te slaan en te beheren. Toch blijven veel afdelingen (en medewerkers) hiervoor hun eigen indeling in de mappenstructuur op het netwerk gebruiken, omdat men daarin nu eenmaal feilloos de weg weet. Het opslaan in SharePoint ervaren zij als omslachtig aangezien in Word een nieuw document wordt gestart op basis van een sjabloon. Zo ontstaan in de mappenstructuur al snel verschillende kopieën en versies van documenten, terwijl een deel van documenten daarnaast op SharePoint staat. Dit maakt het zoeken naar (de juiste versie van) documenten een tijdrovende bezigheid en het belemmert de toegankelijkheid van informatie.

Een nieuwe werkwijze: ‘wat levert het op?’

Hoe verander je dergelijke ingesleten werkwijzen? Zonder duidelijk doel zijn mensen niet snel geneigd tijd en energie te steken in het zich aanwennen van een andere manier van werken.

Om een andere manier van werken met succes in te voeren, moet duidelijk zijn wat dit oplevert:

• Het moet de individuele medewerker aanzienlijke voordelen opleveren, bijvoorbeeld tijdwinst bij het zoeken naar informatie, of het terugbrengen van het aantal handelingen bij het uitvoeren van een taak.
• Of er moet een duidelijk belang voor de organisatie zijn, bijvoorbeeld kostenbesparing op beheer, of een meer professionele uitstraling van de corporate correspondentie.

Het is de kunst het uw medewerkers zo gemakkelijk mogelijk te maken en e-office en Documentaal helpen u hierbij graag op weg.

cursus: ‘slimme sjablonen, eenvoudig documentbeheer’

Onze jarenlange ervaring met het realiseren van oplossingen in SharePoint en het maken en beheren van documenten en huisstijl hebben wij nu gebundeld in een tweedaagse hands-on cursus. U leert hoe u gebruiksvriendelijke sjablonen voor Word 2007 ontwikkelt en in SharePoint een gestructureerd opslagmedium voor uw documenten inricht. Vervolgens leert u hoe u beide zaken combineert, zodat gebruikers zowel vanuit Word als SharePoint standaarddocumenten kunnen maken en deze snel van de benodigde gegevens kunnen voorzien, om ze daarna op de juiste plaats in SharePoint op te slaan. Altijd op basis van de meest recente sjablonen en met de vereiste metadata.

Tijdens de cursus:

• Maakt u kennis met de mogelijkheden voor document management met de Model Maker van Documentaal voor Office 2007 in SharePoint 2007.
• Verkrijgt u inzicht in het stappenplan voor implementatie van de Document Management oplossing, inclusief mens-, organisatie- en andere implementatieaspecten.
• Maakt u zelf een ontwerp van een eenvoudige Document Management oplossing met de Model Maker van Documentaal, Office 2007 en SharePoint en werkt u deze oplossing uit in onze trainingsomgeving.

programma

MOSS onderwerpen (dag 1, 15 juli 2009)

1. inleiding documentbeheer in SharePoint

·         documentbibliotheken: bestanden, metadata en weergaven

·         instellingen van de bibliotheek: goedkeuring, versies, beveiliging, uitchecken, inhoudstypen, standaard-sjabloon

·         inhoudstypen en sitekolommen

2. inhoudstype maken
   • sitekolommen maken en instellen
   • inhoudstype maken op basis van sitekolommen

3. documentbibliotheek instellen
   • inhoudstypen toevoegen
   • beveiliging en andere instellingen
   • weergaven maken

Document Creatie in combinatie met SharePoint  (dag 2, 16 juli 2009)

1. Basis modellen maken in Office 2007

·         Techniek

·         Gebruikerservaringen met sjablonen en modellen, do’s & don’ts

2. Content controls en Metadata: theorie en praktijk in Office

·         Snelonderdelen en bouwstenen – en waarom het niet werkt in complexe omgevingen

3. SharePoint & Office: Instellingen en integratie vanuit Office

·         Sjabloon klaar maken voor SharePoint

·         Sjabloon koppelen

·         Integratie SharePoint, DIP en Contentcontrols

Kosten:                   700 euro per persoon (2 dagen, inclusief koffie, thee, lunch, trainingsmateriaal en beknopte handleiding)

Overnachting:          Tegenover het kantoor van e-office bevindt zich Hotel Houten. Voor meer informatie en reserveringen:

Website Van der Valk
Website Hotel Houten